Evernote: cómo capturar y administrar tu información con productividad

No te asustes, esto no es un manual técnico escrito por uno de esos geeks al que se le humedecen los ojos al comprobar que la actualización de su aplicación favorita incorpora nuevas y emocionantes funcionalidades. Se trata de una guía de referencia en el uso de Evernote en tu actividad diaria. El objetivo: Simplificar tu trabajo y la gestión de la información que manejas.

La idea a seguir es muy simple, de la misma manera que tienes una bandeja encima de la  mesa de tu despacho, donde va a parar todo el material que destila tu actividad para que posteriormente puedas organizarlo y decidir qué vas a hacer con él. Vamos a convertir Evernote en esa bandeja de entrada para todo tu material digital desde la cual organizarlo y convertirlo en información útil.

No se trata solo de documentos y de lecturas, más allá de la carga documental generada podrás capturar todas tus ideas a través de su sistema para generar notas escritas, grabadas, dictadas…

Enviar información creada y editada desde tu ordenador

Ya sea documentos, presentaciones o imágenes  que necesitarás para completar trabajos, o esos archivos que llegan adjuntos por email, recogidos de las redes sociales o por otras vías y que hay que descargar en local… Para integrarlo a Evernote con un solo clic crear una carpeta en tu escritorio con el nombre Entrada o Inbox, y desde la opción Herramientas > Importar carpetas podrás configurar que su contenido se envíe a tu notebook de entrada.

Eso te permite no tener que realizar manualmente el proceso de crear una nota y adjuntar el material. Si no quieres guardar una copia local puedes eliminar de la carpeta los archivos ya importados.

Gestión de tu comunicación

Pese a que las redes sociales se imponen como vía de comunicación con nuestros colaboradores, el email sigue teniendo un peso incuestionable. Para mantener un historial de comunicación con un cliente, o similar, puedes reenviar los correos mediante la dirección que te proporciona el servicio al dar de alta tu cuenta. Encuéntrala en Herramientas > Información de cuenta, en el epígrafe enviar notas a.

Esta opción nos permite mandar notas, con archivos adjuntos, desde equipos o dispositivos donde no disponemos de la aplicación instalada. Especialmente útil para aquellos que trabajáis por cuenta ajena frente un ordenador, y necesitáis encauzar vuestra creatividad en la oficina.

Recopilar información en la red

Antes de empezar a trabajar es indispensable instalar las extensiones para el navegador Clipper y Evernote Cleary. La primera permite enviar capturas, parciales o totales del contenido de una web a nuestra cuenta. La segunda es para los amantes de la lectura, immitando a servicios como Instantpaper limpia el formato de la web preparándolo para una lectura sin distracciones.

Tu dispositivo entra en juego

Nos movemos y las ideas aparecen en nuestra mente sin tener en cuenta el momento, ni él lugar. Si tienes un Smartphone o un tablet puedes descargar la App del market de tu plataforma para disponer de tu información desde cualquier lugar y cubrir tus necesidades de captura.

Más allá de lidiar con la complejidad de redactar con los miniteclados de los dispositivos, cuentas con la posibilidad de grabar notas de voz, o dictarlas para transcribir el texto, capturar por medio de una imagen para recordar fragmentos de un libro, de un artículos en un periódico, o para capturar listas de precios.

Fácil de clasificar, organizar y encontrar

La rutina será la misma que llevas a cabo con la bandeja de encima de tu mesa de despacho, con cierta periodicidad accederás a la aplicación y procesaras todas las notas acumuladas, clasificándolas mediante tags, asignándoles un titulo que las defina (si no lo tienen ya) y enviándolas a la carpeta que les corresponda.

Para clasificarlas disponemos de un sistema de tags. Necesario para afinar las búsquedas y encontrar la información con facilidad. Mi consejo es no abusar de ellos, establecer un máximo de 3, por ejemplo para definir el tema, el tipo de información y dejando el tercero para una mayor especificación.

Si capturamos con nuestro dispositivo se añade la ubicación a la nota de forma automática. Tenemos la opción de establecer altitud y latitud de forma natural pero puede resultar algo absurdo si no trabajamos en proyectos en los que la geolocalización no resulte trascendente (control de desplazamientos o similares).

Disponemos de otras opciones para complementar la meta información de la nota, el nombre del autor, o la asignación de una url.

Stacks y notebooks

Podemos guardar las notas en stacks y notebooks (pilas y libretas), o lo que es lo mismo carpetas y subcarpetas. Podemos personalizar dicha estructura totalmente, anidando las carpetas en 2 niveles.

Estas se ordenarán en orden alfabético i para mejorar el acceso a la información te recomiendo que numeres las carpetas con números de 2 o 3 dígitos, reservando los números más bajos para aquellas que uses más frecuentemente. Eso provocará que estas estén siempre en los primeros puestos de la pila, evitando que debas usar el scrollbar  para acceder a ellas.

Separa el material archivado de aquel que se utiliza como material de soporte de tus proyectos. Este último tendrá una mayor frecuencia de acceso, procura posicionarlo al principio de tu lista de notebooks.

No abuses del stack. Crear estructura de carpetas con subcarpetas resulta útil para el material archivado, al manejar un gran volumen de información puede resultarte útil clasificarlo en un sistema de categorías-subcategorias y contraerlo para ocultar el árbol de carpetas creado.  El secreto para el acceso eficiente es poder acceder a lo que estas buscando con un máximo de dos clics.

Los proyectos en marcha deben quedar al principio de la lista de notebooks fuera de los stacks. Puedes tener el material de los proyectos en espera dentro de un  stack específico para los proyectos en este estado. El material archivado, de acceso menos frecuente lo clasificaremos en stacks ubicándolo al final de la lista de notebooks.

Puedes ubicar los notebooks de mayor frecuencia en la barra de accesos directos arrastrándolos a ella, con un clic obtienes un acceso instantáneo

Otro tema es la previsualización de las notas.  Dispones de tres vistas (menú ver o F5 en windows): Lista, fragmento o miniaturas. La primera resulta ideal si gestionas tus actividades con esta aplicación. La segunda para trabajar con material que incluya anotaciones combinadas con archivos adjuntos, material de apoyo para los proyectos. Las miniaturas quedan para crear galerías de imágenes y media.

Acceder y encontrar tu información

Una vez creada tu estructura de notebooks y con suficiente información cargada, el gran problema suele ser encontrar las cosas. Hay tres sencillas formas para localizar todo lo que necesitas en un periquete:

• Filtrado por Etiquetas (tags). Selecciona un notebook o un stack. En el apartado etiquetas de la barra lateral se mostrarán todas los tags usados en las notas contenidas. Con un clic encima las filtrará según el criterio seleccionado. Si haces clic con el botón derecho encima del apartado Etiquetas, marca la opción ‘Ocultar etiquetas sin asignar’.
• Búsqueda. El buscador de la aplicación permite un rastreo rápido sobre toda la información. Rápido y efectivo. No se limita al texto escrito o a los atributos de las notas, permite buscar dentro documentos PDF y en el texto contenido en las imágenes, imagínate que puedes hacer con tu librería de documentos y con la captura de notas de textos escritos u otros menesteres como guardar y clasificar las tarjetas de visitas de tus contactos.
• Búsqueda guardada. Rizando el rizo del anterior concepto. Podemos guardar búsquedas y darles el grado de complejidad deseado a través de la sintaxis creada por Evernote para refinar las búsquedas. Aquí puedes encontrar un resumen.  Este recurso puede ayudarte para agilizar búsquedas frecuentes, encontrar material guardado de forma transversal en distintos notebooks, notas con alguna característica especial (que contengan imágenes o PDF adjuntos), o filtrar por un intervalo de fechas.

• Evernote Link. Puedes dar un grado más de usabilidad a tu información utilizando este sistema de vínculos que te permitirá saltar de una nota a otra dentro de la misma aplicación en un clic. Puedes crear notas índices para tus proyectos, o vincular una nota-acción a su material de referencia. Lo más destacable es que puedes utilizar estos links desde fuera de la aplicación, incluyendo el vínculo en un documento creado a través de tu procesador de texto. Al hacer clic abrirá la aplicación y cargara la nota

El papel de tu dispositivo

Tu dispositivo más allá de recopilar, puede servirte para saber lo que debes hacer.  Si utilizas Evernote para gestionar tu actividad, utilizando los notebooks como listas de tareas y las notas para definir que tienes que hacer,  podrás consultar tus listas de acciones a realizar así como tus checklist confeccionadas para  definir trabajos concretos.

Muy útil para todos los que trabajan en movimiento, viajando o  desplazándose. Adjunta toda la información relativa a tus desplazamientos, clientes y productos. Las diferentes presentaciones de las notas y las imágenes que contienen, crean un entorno muy atractivo para mostrar tu catálogo.