Últimas novedades en tecnología, internet, redes sociales y marketing digital
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Las posibilidades de Evernote son inmensas. Bien gestionado y con disciplina, puede ser una excelente base de datos donde guardar y localizar rápidamente documentos, correos, imágenes...
Evernote es una herramienta basada en la Nube que permite almacenar toda clase de información digital de manera ordenada para que podamos localizarla inmediatamente cuando se precise. Con su ayuda, podemos almacenar documentos/archivos de cualquier extensión, ficheros de audio/imagen/vídeo, texto, URLs, webs completas y casi cualquier otro contenido que nos podamos imaginar.
Además, estas opciones se encuentran en el propio Evernote o mediante el enlace a aplicaciones de terceros. Como resultado, si nos acostumbramos a utilizar esta herramienta todos los días, puede convertirse en imprescindible.
Aunque ofrece una capacidad de almacenamiento ilimitada, sí controla la cantidad de información que cargamos en sus servidores por mes según el tipo de cuenta que tengamos activa y el tamaño de los adjuntos incluidos en las notas. Así, la versión gratuita aporta interesantes prestaciones, mientras que la Premium, por 40 €/año, las incrementa. De entrada, pasa de limitar la subida de 60 Mbytes/mes a 1 Gbyte/mes, mientras que el tamaño máximo de los adjuntos de las notas aumentan de 25 a 100 Mbytes.
Además, es factible compartir libretas con otros usuarios, disponer de un historial de cada nota para poder volver atrás, dar prioridad al OCR que se ejecuta en la Nube para reconocer texto en imágenes y hacerlas indexables, buscar en PDFs y no contar con publicidad. Por último, para los usuarios de la versión móvil, una cuenta Premium permite disponer de libretas sin conexión y activar un código PIN que impida accesos no autorizados a la información almacenada en la cuenta.
Empezando por lo más básico, es posible pinchar en Archivo/Nueva Nota para generar una anotación sobre la que comenzar a escribir directamente. En la parte superior, tenemos algunos iconos para aplicar estilos al texto e incluso crear tablas.
Por supuesto, podemos hacer copia/pega para traer texto desde otra aplicación y, lo mejor, adjuntar cualquier fichero (como en un e-mail) o anotaciones de audio que capturaremos con el micrófono del PC. Si solo queremos guardar un PDF, imagen o archivo, también podemos arrastrarlo directamente a la lista de notas de la interfaz. En el caso de PDFs o imágenes, veremos el contenido del fichero en la propia nota.
En ese punto, la nota estará guardada en local. Para trasladarla hasta la Nube, podemos pinchar en Sincronizar o esperar unos minutos a que lo haga automáticamente (por defecto, cada 15 minutos).
Otra potente funcionalidad es enviar correos electrónicos a una dirección determinada, para que sean almacenados automáticamente como notas con sus adjuntos, formatos y contenidos originales. Desde luego, resulta una función muy útil para guardar rápidamente sitios webs que, por ejemplo, descubramos mientras navegamos desde el tablet o móvil. También podemos utilizarlo para recoger suscripciones o cualquier otra situación en la que queramos guardar información sin complicaciones.
Para ello, iremos al menú Herramientas/Información de Cuenta y aparecerá una ventana en la que, además de indicar nuestro nombre de usuario, tipo de suscripción y cantidad de información que hemos consumido en el mes, tendremos la dirección de correo que Evernote nos ha asignado para esta función y que puede ser cambiada previa solicitud.
Otra vía bastante práctica para cargar notas es utilizar un complemento del propio Evernote llamado Web Clipper, descargable gratuitamente. Es compatible con Explorer, Firefox, Chrome y Safari. Una vez instalado en el navegador, veremos aparecer un nuevo icono de Evernote en la barra de direcciones. A partir de aquí, podemos usarlo para capturar webs, artículos, áreas concretas o URLs del navegador con solo pinchar sobre él.
La primera vez que lo hagamos, nos pedirá el usuario y contraseña de nuestra cuenta; pero, si le hemos indicado que recuerde la password, a partir de ese instante solo tendremos que pinchar en la flecha del botón inferior y seleccionar el tipo de contenido que queremos guardar: Guardar artículo, Guardar página completa, Guardar URL o Guardar selección. Este último permite ampliar o reducir el área de forma personalizada. Finalmente, guardaremos el contenido elegido. También podemos escoger la libreta en la que deseemos dejar la nota que se va a crear, así como añadir etiquetas y comentarios.
Una de las bazas de Evernote es que podemos cargar información desde muchas fuentes: aplicaciones de terceros, escáneres (como el Fujitsu ScanSnap S1100), smartphones o tablets. Tanto para Android como para iOS, BlackBerry o Windows Phone, tenemos una app de Evernote. Desde ellos, podemos capturar imágenes para enviar a Evernote, grabar vídeo, voz, texto e incluso vincular ciertas notas a posiciones geográficas gracias al GPS.
Además, tendremos la posibilidad de acceder a todo el contenido de nuestra cuenta, ya sea vía búsquedas, consulta de libretas creadas o todas las notas que tenemos disponibles. Esta información se consulta y descarga en tiempo real desde los servidores de Evernote, aunque, si tenemos activada la versión Premium, es posible disponer de libretas completas sin conexión descargadas localmente al móvil. Por último, además de los clientes de PC y de la app móvil, cabe la opción de entrar en nuestra cuenta de Evernote desde un navegador web.
En Evernote es sencillo perder la noción de todo lo que tenemos guardado, siendo más y más complejo encontrar notas antiguas o de temas muy específicos si no hemos sido escrupulosos a la hora de organizar los datos. El primer nivel de organización son las libretas (Archivo/Nueva Libreta), dentro de las cuales podemos guardar infinitas notas sobre una temática concreta. Estas se pueden apilar con solo arrastrar una encima de otra, lo que creará un grupo principal para darle nombre a la pila y cuyo aspecto recordará al de un árbol de carpetas. Eso sí, no podremos ver más de dos niveles.
Centrándonos en una nota, en la cabecera de todas ellas, hay tres cosas fundamentales a la hora de organizar y etiquetarlas. Lo primero es el nombre. Hay que usar términos descriptivos sin ahorrar en palabras. Lo segundo es acostumbrarse a etiquetar todo lo que podamos necesitar localizar. Simplemente iremos escribiendo palabras separadas por comas. Si, por ejemplo, escaneamos la póliza del seguro del coche y la guardamos como una nota, podemos colocar un título descriptivo y en etiquetas el nombre de la aseguradora, matrícula, modelo... En condiciones normales, si creamos una libreta llamada Coche será fácil ir hasta ella y localizar la nota con la póliza.
Sin embargo, con el paso del tiempo, podemos tener docenas o cientos de notas en torno a un mismo tema, por lo que realizar una búsqueda en la caja superior, que busca en nombres, etiquetas y contenidos, es mucho más rápido y práctico. Esto, además, es especialmente importante si vamos a utilizar Evernote en dispositivos móviles. En estos aparatos, las notas se localizan sobre todo por búsquedas, pues a poco que tengamos un elevado número de libretas será complicado moverse por ellas desde la pantalla del terminal.
Una función realmente potente, aunque solo disponible para los usuarios Premium, es compartir libretas y sus notas con otras personas que ya estén dadas de alta en Evernote, o crear un enlace público para que cualquiera al que se lo mandemos pueda consultar las notas almacenadas. Esto permite, por ejemplo, compartir con nuestra pareja notas con información común, trabajar de manera colaborativa en guiones, proyectos, listas de tareas, etc., o compartir archivos/información con clientes.
Para ello, es suficiente con que hagamos clic con el botón derecho del ratón sobre la libreta que deseamos compartir y pinchemos en Compartir libreta. Se abrirá un nueva ventana en la que nos ofrecerá tanto Invitar personas (donde se solicita una dirección de correo que tenga cuenta en Evernote), o Crear un enlace público, que generará una URL de acceso libre para enviar a cualquiera por e-mail.
Evernote se está convirtiendo en una verdadera plataforma de almacenamiento de datos en la Nube, creando un completo ecosistema de aplicaciones que aprovechan sus posibilidades. En Trunk Evernote tenemos una larga lista de aplicaciones y servicios que, tanto en el ordenador como en los dispositivos móviles, aprovechan Evernote de diferentes maneras.
Por ejemplo, Scanner Pro para iPhone/iPad permite utilizar la cámara del dispositivo como escáner de bolsillo para capturar documentos, libros, tarjetas de visita, etc. La app captura los documentos, reconoce el texto con un OCR para crear PDFs indexables y, enlazado con Evernote, vuelca el contenido directamente en nuestra cuenta para tenerlo siempre disponible desde el PC o móvil. O Bubby, para Android, una app para la captura de notas de voz que puede crear notas de audio automáticamente en Evernote para tenerlas disponibles en adelante.
Las posibilidades son muchas, e incluso la propia desarrolladora de Evernote cuenta con complementos o aplicaciones tan interesantes como Skitch (para añadir anotaciones rápidas a mano alzada sobre imágenes o fotos), Penultimate (para escribir notas a mano en el iPad y almacenarlas en Evernote), Peek (para estudiantes) o Food (para almacenar las comidas que más no gustaron con su ubicación geográfica, datos del restaurante e incluso la cuenta).
