Aprende a usar Evernote, la aplicación que disparará tu productividad

El día a día en el trabajo genera una enorme cantidad de información que cada vez se hace más difícil gestionar. Especialmente teniendo en cuenta que proviene de diferentes fuentes. A veces se trata de emails, noticias o páginas web, mientras que en otras ocasiones son documentos físicos e información no digitalizada; a lo que se suman las anotaciones a mano en un cuaderno, alarmas en el calendario del móvil, un abanico de post-its y hasta garabatos desesperados en una mano. A todo ello hay que sumarle otro buen montón de necesidades que requiere el ámbito personal.

Organizar toda la información de interés que generamos día a día –incluyendo la que se refiere al ámbito personal– es una tarea que a veces puede parecer inabarcable. Lo básico para mantener un orden es contar con un baúl en el que meter todo lo que consideremos de utilidad. El siguiente paso es que sea sencillo encontrar algo concreto en este almacén. En tercer lugar, es necesario que este contenedor esté accesible desde cualquier lugar, para evitar la frustración de haber olvidado la agenda o no tener delante cierto documento guardado en el ordenador del trabajo.

La aplicación Evernote cuenta con estas tres características. Se trata de un servicio que permite almacenar desde documentos en diferentes formatos, imágenes y páginas web, hasta hacer anotaciones personales o tener controlados los emails, clasificándolo todo mediante un sistema de etiquetas que permite búsquedas rápidas y precisas. Se sincroniza con la nube, por lo que el contenido está accesible desde cualquier equipo con conexión a Internet. Hoy por hoy el software está disponible en Windows, Mac y Windows 8, así como iOS, Android, BlackBerry y Windows Phone.

Almacenamiento de todo tipo de información

Evernote es una plataforma pensada como solución integral, para abarcarlo todo. El lema escogido por la compañía (del mismo nombre) para promocionar su producto lo describe como “segundo cerebro”, y ésta es la función que pretende cumplir la aplicación. El contenido se crea con base en libretas, que se pueden abrir para cada nuevo tema o proyecto. Dentro de éstas se añaden notas, ya sea texto escrito o documentos asociados. La información se clasifica mediante un sistema de etiquetas, que posteriormente permite encontrar más fácilmente lo que se desea.

El servicio permite abrir una nota y escribir directamente sobre ella, de la misma forma que lo haríamos sobre una agenda o un cuaderno. También permite guardar en una nota archivos almacenados localmente, ya sean documentos en Word, PDF, Power Point y prácticamente cualquier tipo de formato. Asimismo, si vemos un enlace interesante en la Red es posible guardar la página para consultarla en otro momento, haciendo clic en un botón dedicado del navegador.

Se pueden almacenar también documentos físicos, como facturas o tarjetas de visitas, convenientemente etiquetados para poder después encontrarlas, con ayuda de un escáner o incluso fotografiándolos. La integración de Evernote también llega al correo electrónico. ¿Quién no ha perdido un tiempo desesperante intentando encontrar un dato específico en el buzón de entrada? La aplicación cuenta con una carpeta receptora a la que se pueden enviar emails según los consultemos. Éstos aparecerán automáticamente como una nueva nota y los archivos adjuntos se añadirán a ella.

El contenido visual es otro de los puntos fuertes de Evernote. Para almacenar cualquier imagen es suficiente con arrastrarla a una nueva nota desde su ubicación en el ordenador o, si se encuentra en Internet, desde el navegador. De esta forma se pueden agrupar las fotos hechas con el smartphone y la tableta, así como las que se han sacado con una cámara y permanecen almacenadas en un disco duro externo.

Además del sistema de clasificación, Evernote dispone una herramienta para reconocer texto en las imágenes. Si fotografiamos un documento puede identificar las palabras que lo componen y también puede hacer lo propio con un cartel dentro de un paisaje urbano. El servicio reconoce asimismo el texto de notas manuscritas con cierta variabilidad dependiendo de la caligrafía. Estas palabras cuentan a la hora de realizar una búsqueda.

La gestión de listas es otra de las vertientes de Evernote. Se pueden apuntar las tareas del trabajo –aunque también sirve para la lista de la compra, por ejemplo– y tachar anotaciones una vez completadas. Esta funcionalidad es válida igualmente para crear listas términos técnicos o de vocabulario en otros idiomas, facilitando así el aprendizaje de una lengua. A ello se le añade un toque cooperativo, ya que las notas de Evernote se pueden compartir con contactos e incluso editar de forma colaborativa, con las versiones de pago.

El sistema de organización y la búsqueda

La forma de organizar la información está basada en dos variables: la libreta y las etiquetas. Estas últimas sirven para clasificar la información, navegar de forma más intuitiva y encontrar el objeto deseado. El sistema de etiquetas se va configurando poco a poco, a medida que se añade contenido a la cuenta y hay que catalogarlo. Cuando ya existe un buen número de notas, las pestañas que las identifican se irán repitiendo y será cada vez menos necesario añadir nuevas.

Una etiqueta funciona como un espacio en el que se incluye todo el contenido relacionado con ésta e identificado como tal por el usuario. Se puede catalogar una nota según la reunión en la que se produjo, el tipo de documento que contiene, los temas que aborda o el proyecto al que pertenece, por poner algunos ejemplos. Las libretas constituyen un formato más vertical. Se pueden crear en torno a un gran tema y posteriormente se pueden ramificar en sub-libretas.

La búsqueda del contenido se basa en las etiquetas y en las libretas, pero también se puede buscar dentro del texto de los documentos. De tal forma que es posible encontrar una determinada palabra entre la maraña de texto que componen emails, páginas web, archivos y anotaciones manuscritas. La versión de pago habilita esta función dentro de archivos Word o PDF.

Los recordatorios

Son la otra gran característica de Evernote, si contamos su papel de almacén como la principal. Cualquier nota puede tener un recordatorio y a éste se le puede agregar una fecha. Existe una lista en la que se despliegan todos los que el usuario ha guardado. Una vez completada la tarea o vencida la fecha se puede borrar el recordatorio. Cuando se acerca el día o la hora señalada, el servicio puede enviar alarmas en forma de email alertando de la proximidad del evento.

Al abrir una libreta se podrán ver los recordatorios que contiene ésta y las notas que han sido señaladas como tales. Esta función sustituye a las alarmas que programamos en los móviles o en servicios como Outlook, siendo una alternativa también para calendarios online. La típica agenda anual de cuero también puede pasar a mejor vida gracias a esta funcionalidad de Evernote.

Tarifas

Todas estas funcionalidades están presentes en una versión gratuita. En cuanto a la limitación de capacidad se ha establecido el límite de 25 MB por nota a cada usuario gratis y 100 MB a los premium. Pero las mejoras para la versión de pago van más allá. Por 5 euros al mes (ó 40 al año) es posible cargar mensualmente hasta 1 GB, obtener acceso a libretas sin conexión o permitir la edición de notas por otros usuarios. También se reconocen más rápido las imágenes y se puede buscar texto dentro de los documentos escaneados, archivos Word, PDF y otros formatos.

Asimismo existe una versión para empresas, en la que se ofrecen funcionalidades orientadas a una comunidad de usuarios y opciones de productividad a nivel empresarial, no sólo personal. El precio es de 10 euros al mes por cada cuenta que se active.