Aprende a gestionar un hotel con eficacia

Un hotel es algo más que una suma de habitaciones en las que se alojan los viajeros. Gestionar un hotel implica aplicar todo un catálogo de recursos a la satisfacción del cliente, y para ello es conveniente contar con un sistema de gestión PMS de hoteles que contribuya a organizar y priorizar las tareas.

Cualquier actividad de gestión empresarial es más fácil con una herramienta informática adecuada. Por eso, en el mercado existe software muy completo para todo lo relacionado con la gestión hotelera. Estos programas informáticos, los denominados PMS, van a aumentar la eficacia del desempeño de los encargados de gestión.

El PMS (acrónimo de property management system, en inglés; sistema de gestión empresarial, en castellano) es una aplicación que permite automatizar las funciones de un hotel, desde las reservas de habitaciones hasta las cuentas, pasando por las nóminas de los empleados y los recursos humanos. De esta forma, permiten la mecanización total de la actividad administrativa, comercial y de gerencia de un hotel. Algunos de estos sistemas conectan sus módulos para generar la contabilidad y las estadísticas de forma automática.

Lo importante es que cada establecimiento hotelero disponga de un PMS adaptado a sus necesidades. En este sentido, hay software flexible que se adapta a las necesidades de una casa rural o de una gran cadena hotelera. Es clave disponer de una herramienta modular y flexible: esto quiere decir que el sistema debe ofrecer soluciones para cada ámbito de gestión, que estas estén vinculadas entre sí y que sea posible incorporar herramientas en función de las necesidades.

También es conveniente que un software de este tipo permita un manejo simplificado de muchas variables. Por ejemplo: resulta muy útil disponer de una interfaz de recepción en la que exista un control gráfico de las habitaciones. El módulo del sistema de reservas debe permitir realizar consultas sobre el estado de las reservas por distintos criterios (fechas o habitaciones, por ejemplo), e integrarse con otras funciones, como el servicio de caja o depósitos. Otro módulo suele ocuparse de la Administración del hotel, lo que incluye el manejo de datos de tesorería, facturación, producción o estadísticas.

El módulo comercial debe permitir definir todo lo relacionado con la venta del producto. Así, el gestor ve facilitada su tarea si dispone de una herramienta que le permite definir las fechas de temporada alta y baja, registrar los contratos suscritos con agencias o empresa, bloquear determinadas tarifas o definir paquetes en función del tipo de habitación.

La actividad de restaurante y cafetería es también esencial en un hotel. Su adecuada integración en un sistema PMS permitirá una integración más fácil y sencilla en el funcionamiento del hotel y la incorporación de los datos generados al sistema general o a la información del módulo de almacén.  

Es importante contar con una herramienta que permita el manejo de todas estas herramientas de forma integrada. Si un mismo proveedor pone a disposición del gestor hotelero soluciones para todas las necesidades que surgen en el día a día de un hotel, este tendrá mucho ganado.